Steuer­privilegien für Vereins­mitarbeiter

Der Übungs­leiter­frei­betrag

Für die Mitarbeit in gemein­nützigen Vereinen gibt es ein kleines Steuer­privileg – den Übungsleiter­freibetrag. Vereine und Verbände können pro Jahr eine Vergütung von bis zu 2.400 Euro steuer- und sozial­versicherungs­frei an sog. Übungs­leiter zahlen. Wird mehr gezahlt, ist der darüber ­hinausgehende Betrag steuer- und ggf. auch sozial­versicherungs­pflichtig. Der Übungsleiter­freibetrag gilt in voller Höhe, auch dann, wenn die Vergütungen nicht das ganze Jahr über bezogen werden.

Hinweis: Eine Erhöhung des Frei­betrags ab 1.1.2020 auf voraus­sichtlich 3.000 Euro pro Jahr ist geplant (entspricht 12 x 250 Euro bei monat­licher Abrechnung).

Wer zum Beispiel vom Übungsleiter­freibetrag profitiert

  • (klassische) Übungs­leiter im Sport­bereich
  • Personen, die sich um Aus- und Fort­bildungen im weiten musikalischen oder sportlichen Segment kümmern
  • Personen, die alte, kranke oder behinderte Menschen pflegen oder betreuen
  • Ausbilder für Erste-Hilfe-Kurse
  • Chorleiter, Dirigenten
  • Jugend­leiter, Ferien­betreuer
  • Personen, die Lehr- bzw. bestimmte Vortrags- oder Unterrichtungs­tätigkeiten ausführen
  • Mitarbeiter von Kinder­spielkreisen
  • Schulweg­helfer bzw. Schulbus­begleiter
  • Rettungs­kräfte wie Rettungs­schwimmer des DLRG, Rettungs­sanitäter oder Ersthelfer
  • Helfer im sog. Hintergrund­dienst des Hausnot­dienstes
  • Erziehungs- und Familien­helfer 
  • Mitwirkung als Sänger, Statist oder Komparse oder neben­berufliche Kirchen­musiker bzw. Organisten

Qualifikations­nachweise sind keinesfalls erforderlich, um die steuer­günstige Regelung in Anspruch nehmen zu können. Wenn Ihr Finanz­amt auf den Nachweis eines Übungsleiter­scheins besteht, können Sie das anfechten. Es kommt nur auf die tatsächliche Ausübung einer begünstigten Tätigkeit an.

Für wen gilt der Übungsleiter­freibetrag nicht?

Über den Übungsleiter­freibetrag nicht begünstigt sind die Tätigkeiten als Vorstands­mitglied, Vereins­kassierer, also Vereins­führungs­funktionen im erweiterten Vorstand oder als Abteilungs­leiter. Er gilt auch nicht für die Mitarbeit im Verein außerhalb bestimmter Vorstands­funktionen.

Hinweis: Egal ob begünstigte Übungsleiter-/Ausbilder­tätigkeit oder die Mitarbeit im steuer­begünstigten Bereich als Vereins­helfer in den diversen Bereichen – der Verein muss in seiner Arbeitgeber­stellung bei Beschäftigungs­beginn und dann jeweils jahres­bezogen die Erklärung des Mitarbeiters einholen, dass (und ggf. in welcher Höhe) der Verein den persön­lichen Frei­betrag für die Vergütungs­abrechnung nutzen darf.

Die Zuschuss­regelungen für Übungsleiter

Was viele nicht wissen: Ein Teil der ausbezahlten Vergütungen an die Übungs­leiter ist über Übungsleiter-Zuschussregelungen abgedeckt. Je nach Qualifikation des Sport­übungsleiters werden pro Stunde ca. 3,50 bis 7 Euro von den Verbänden, manchmal aber auch von Kommunen bzw. Körper­schaften oder den Trägern ersetzt.

Was darf neben der Übungsleiter­vergütung noch gezahlt werden?

Schon fast üblich ist es in der Vereins­praxis, dass die Reise­kosten ersetzt werden – seien es Fahrt­kosten, der Verpflegungs­mehraufwand bei Reisen oder ein nachge­wiesener sonstiger Auslagen­ersatz. Zusätzlich können Abwesenheits­gelder gezahlt werden. Zudem können auch angefallene nachgewiesene Reise­nebenkosten wie z. B. Park­gebühren, Maut etc. erstattet werden. Steuer­frei darf man natürlich auch die tatsäch­lichen Fahrauf­wendungen ersetzen, so z. B. für Taxi, Bahn, Flug­zeug etc. – voraus­gesetzt, der Verein erstattet diese Kosten nach Vorlage einer Reisekosten­abrechnung, ggf. entsprechend einer vorhandenen Reisekosten­ordnung, die festlegt, wer und in welcher Höhe Reise­kosten vom Verein erhalten kann.

Der Ehrenamts­freibetrag

Der Ehrenamts­freibetrag wurde eingeführt, um die neben­berufliche ehren­amtliche Tätigkeit und Motivation hierfür zu stärken. Auch er ist, wie der Übungsleiter­freibetrag, kein Steuerab­zugsbetrag, sondern vielmehr ein höchst­persönlicher Jahressteuer­freibetrag. Einnahmen aus neben­beruflichen Tätigkeiten im Dienst eines gemein­nützigen Vereins sind danach derzeit bis zur Höhe von insgesamt 720 Euro im Jahr steuerfrei. Auch hier ist ab 1.1.2020 eine Erhöhung des Frei­betrags auf voraussichtlich 840 Euro pro Jahr geplant.

Wer vom Ehrenamts­freibetrag profitiert

  • Vorstands­mitglieder (Vorsitzender, Präsident, Kassen­wart, Kassen­prüfer, Sportwart und andere Vorstands­mitglieder, Beisitzer), wenn die Satzung die Abweichung vom Ehrenamts­prinzip ausdrücklich zulässt und vorsieht
  • Abteilungs- oder Spartenleiter (Vorsitzender, andere Vorstands­mitglieder)
  • neben­berufliche Mitarbeiter der Geschäfts­stelle
  • Schieds- bzw. Wettkampf­richter im Amateur­bereich
  • beauftragte Vereins­mitglieder bei neben­beruflichen Tätigkeiten als Platzwart

Wichtig für die Nutzung des Freibetrags ist, dass die Mitarbeit gegen Vergütung ausschließlich im sog. steuer­begünstigten Bereich erbracht wird. Nicht steuer­begünstigt sind Einnahmen aus Tätig­keiten im wirtschaft­lichen Geschäfts­betrieb.

Die wesentlichen Vorgaben

Die Tätigkeit muss neben­beruflich erbracht werden. Wie bei steuer­begünstigten Übungsleiter­tätigkeiten muss auch hier auf den Zeit­rahmen der Tätigkeit geachtet werden: Es dürfen nur maximal 12 bis 15 Stunden/Woche, oder weniger als 1/3 der üblichen Arbeits­zeit eines vergleichbaren Vollzeit­erwerbs, aufwendet werden. Gleiche Nebentätig­keiten werden zeitlich zusammen­gefasst.

Darauf sollte ebenfalls geachtet werden:

  • Zufluss­prinzip: Der Freibetrag kann nur jahres­bezogen genutzt und nicht auf Folge­jahre übertragen werden. Entscheidend ist der Zufluss im laufenden Kalender­jahr.
  • Angemessenheit – Fremd­vergleich: Angemessen wäre es z. B., wenn der neben­berufliche Hallenwart den üblichen Aushilfs­lohn von z. B. 10 bis 14 Euro pro Stunde erhält.
  • Satzungs­regelung: Bei der Zahlung von Pauschalen oder Sitzungs­geldern an Vorstände, bzw. an gewählte Vereins­führungskräfte als Ausgleich für Zeit­aufwand und eigene Aufwendungen, muss zunächst geprüft werden, ob dies nach der Vereins­satzung möglich ist.
  • BEISPIEL FÜR DIE NEUE SATZUNGS­REGELUNG:
    »Vorstands­ämter werden grundsätzlich ehrenamt­lich ausgeübt. Abweichend hiervon kann die Mitglieder­versammlung beschließen, dass Vorstands­mitgliedern für ihre Vorstands­tätigkeit eine angemessene Vergütung gewährt wird, die in der jeweiligen Höhe je nach Haushalts­lage festsetzt wird.«

    Keine Satzungs­änderung ist hingegen erforderlich, wenn es um die Berück­sichtigung des Ehrenamts­freibetrags für die allgemeine neben­berufliche Mithilfe von Mitgliedern und auch Nicht­mitgliedern im steuer­begünstigten Bereich des Vereins geht. Der Vorstand kann für sie z. B. eine angemessene pauschale Aufwands­entschädigung bewilligen.

Vereine sollten von angestellten Vereins­helfern eine schriftliche Bestätigung zur Nutzung des Freibetrags einholen, um zu vermeiden, dass dieser mehrfach genutzt wird. Bei fortlaufender Beschäftigung ist diese nach den Lohnsteuer­richtlinien vorgeschriebene Erklärung stets gleich zum Jahres­anfang einzuholen und zum Lohn­konto zu nehmen. Selbst­verständlich kann der persönliche Frei­betrag aufgeteilt werden.

Es dürfen nicht gleichzeitig z. B. der Übungsleiter­freibetrag und der Ehrenamts­freibetrag für dieselbe Tätigkeit genutzt werden. Möglich wäre aber eine Vergütung für zwei vertraglich und tatsächlich getrennte Tätigkeiten: einmal als beschäftigter Übungs­leiter und als Vorstand (Sitzungs­gelder) – auch bei demselben Verein.