Die Datenbank ist das Herz des Vereins. Sollte man denken, aber es ist anders. Die Mehrheit der Verein setzt immer noch auf Excel und nicht auf eine professionelle Datenbank. Grund könnte die schwierige Software-Auswahl sein. Hier zehn Punkte, die es leichter machen.
Offenbar haben viele Vereine einen Nachholbedarf beim Thema Vereinssoftware. Bei einer Umfrage des Fundraising-Magazins im Jahr 2023 gaben 25 Prozent der befragten Vereinsmanager an, eine neue Software zu suchen. Aktuell wird die Umfrage zur Kundenzufriedenheit mit Software im Verein wiederholt und sie können teilnehmen und noch ein Fachbuch mit etwas Glück gewinnen.
Das Fundraising-Magazin befragt jedes Jahr auch über 70 Hersteller von Datenbanksystemen und erstellt daraus eine umfassende Marktübersicht „Software für Vereine, Verbände und Stiftungen“. Das Angebot und die Funktionalität der Produkte ist demnach unheimlich breit. Kein Wunder das die Auswahl schwerfällt.
Gründe für eine Datenbank
Seit der DSGVO ist klar: Mitgliederdaten müssen sicher verwaltet werden. Eine strukturierte Datenbank hilft, Datenschutzanforderungen einzuhalten. Eigenständige Lösungen wie der Vereins-PC zu Hause sind unsicher – Cloudlösungen bieten in der Regel mehr Sicherheit und klare Prozesse, auch wenn Hackerangriffe ein Risiko bleiben. Viele Anbieter setzen auf SaaS (Software-as-a-Service): Die Software läuft in der Cloud, der Verein nutzt sie per Abo-Modell. Für große Vereine mit eigener Infrastruktur kann auch ein eigener Server sinnvoll sein. Wichtig ist, dass die Lösung flexibel, sicher und ortsunabhängig nutzbar ist.
Mitglieder erwarten heute digitale, schnelle Kommunikation. Eine Datenbank hilft, Mitglieder persönlicher und effizienter zu betreuen. Sie ist nötig für moderne Vereinsarbeit und erlaubt auch bei Personalwechsel einen stabilen Informationsfluss – Wissen bleibt im Verein erhalten.
Excel eignet sich nicht für Mitgliederverwaltung: Keine saubere Datenverknüpfung, keine Historien, oft doppelte Datenhaltung. Das führt zu Fehlern wie Doppelaussendungen. Eine zentrale Datenbank ermöglicht Segmentierung, zielgerichtete Kommunikation und verhindert unnötige Kosten und Beschwerden.
Kosten schwer vergleichbar
Die Kosten der Software variieren stark. Viele Anbieter setzen auf gestaffelte Abo-Modelle je nach Mitgliederzahl. Kostenlose Versionen sind selten und oft funktional eingeschränkt. Ein Preisvergleich ist schwierig, daher sollte die Software nach dem benötigten Funktionsumfang ausgewählt werden. Datenpflege erfordert Know-how. Schulung der Nutzer ist wichtig, wird aber oft übersehen. Deshalb sollten die späteren Anwender schon bei Definition der Anforderungen ein Wort mitreden. Auch ein einfaches Pflichtenheft hilft bei der Auswahl der passenden Software – es muss nicht kompliziert sein.
So gelingt die Software-Auswahl im Verein
Buchhaltung integriert?
Viele Programme bieten Nebenbuchhaltung, z. B. automatische Zuordnung von Spenden zu Personen mit Bankabruf. Das spart Zeit und ermöglicht schnelles Handeln, ist aber v. a. für große Vereine relevant.
Zusammenspiel mit der Bank
Online-Banking sollte integriert sein. Große Systeme erlauben automatisches Einlesen von Spenden und Beiträgen. Kleinere Vereine nutzen oft manuelle Buchung der eingelesenen Bankdaten oder einfache Dateischnittstellen.
Datenmenge
Moderne Software hat kaum Datenlimits. Kosten richten sich aber meist nach Mitgliederzahl. Ab ca. 100 Mitgliedern können jährlich über 400 € anfallen – ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl.
Auswahl von Zielgruppen
Systeme sollten gezielt Mitglieder nach Kriterien (z. B. Spender, Alter, Anlass) filtern können. Einige Cloudlösungen stoßen hier an Grenzen vor allem bei komplexeren Segmentierungen.
Ehrenamt oder Hauptamt
Zugang und Rechtevergabe müssen geregelt sein. Ehrenamtliche sollten Verschwiegenheit für einen Datenbankzugang zusichern. Kontrolle und Vier-Augen-Prinzip sind weiter wichtig.
Kommunikation
E-Mail-Versand direkt aus dem System spart Zeit. Serienmails, Schnittstellen zu Office-Programmen oder Exportfunktionen sollten vorhanden sein. Das Speichern von E-Mails ist mittlerweile Vorschrift.
Mitgliederkommunikation, Termine und Events
Cloudlösungen bieten oft Website, Eventplanung und interne Kommunikation. Einige Anbieter bieten dafür auch Vereins-Apps an. Das fördert Vernetzung und digitale Organisation des Vereinsalltags.
Formulare für Spenden und Mitgliedschaft
Onlineformulare erleichtern die Anmeldung zu Mitgliedschaft oder Newsletter und Online-Spenden. Viele Anbieter bieten Widgets oder Schnittstellen zu Spendenformularanbietern an. Hier unbedingt auf das ausgewählte Abrechnungsmodell achten. Flexible Kosten durch einen niedrigen Prozentsatz an der Spende sind hohen monatlichen Fixkosten für kleinere Vereine vorzuziehen.
Spendenbescheinigung
Rechtssicherer Versand und Archivierung von Spendenquittungen als PDF sind Pflicht. Duplikate müssen möglich und die Aufbewahrung über zehn Jahre gesichert sein.
Gesamtbudget
Neben dem Kaufpreis zählen Schulung und Wartung zu den Kosten. Vorab die internen Abläufe klären, dann die passenden Anbieter vergleichen, hilft. Ausführliche Marktübersichten mit Darstellung der Produkteigenschaften wie die des Fundraising-Magazins und zeitlich begrenzte Testversionen der Software helfen bei der richtigen Software-Auswahl.
Das Thema Digitalisierung und Software-Auswahl wird übrigens auch ein Thema beim diesjährigen Jahresevent des Stuttgarter NPO-Forums sein.
Matthias Daberstiel | Fundraising Magazin